【领导力】掌控会议：避免会议低迷的小招数

知道什么时候不需要开会

判定会议是不是解决主题的最佳工具。你一定曾经列举了何时召开会议合乎情理的例子，但多数时候都没有必要，比如：

• 你不确定召开会议的原因或完成的目标。

• 你只是为了传达信息。在科技高速发展的今天，有很多更具效力的方法能做到这一点。

• 关键与会者不能参与，你就最好取消会议。如果不取消，放心好了，你绝对得再重新开一次会。

• 只有少数几人对达成目标至关重要，但你邀请了10多个人参加会议。这不仅效率低下，别人也会质疑你为什么要邀请他们。

• 已经做出决策或需要迅速做出决策，有些新上任者容易犯让过多人参与的错误。

偶尔召开一个小型会议是必要的，但你无须一定要出席。你越信任为你工作的人能自主召开会议，你就越从容。

正确的开始：明确目的和重要性

具有明确的目的或目标，并阐明对你、对与会者、对组织都很重要的原因．就能避免会议变得恐怖。通常，这个可以事先沟通，但仍是会议开始的第一步。

提前设置议程

制定并坚持议程是会议的重要部分之一。实际上，它会成为讨论话题的路线图。议程包括会议目的和重要性，与会人员姓名和职位，会议时间和地点，你打算探讨的话题（含时间分配），以及预期成果。

不要等到了会上才分发议程。相反，要提前一两天发出。此外，其他的会议准备工作和预期成果要随议程一并发送。我们参加过的会议半数时间都在阅读文件，这本该提前完成。

没有记录等于浪费时间

这听起来好像是明摆着的事，但我们无法告诉你多少人会在会议中途问:“谁在做笔记?”指定一个记录员，最好不是你自己。如果你做了点功课的话，你会发现有非常经济的应用工具（如Evernote )，可以简化拍摄、存储和分发会议记录的任务。

会议主席不是好的与会者

指挥乐队同时还要演奏乐器是十分困难的。拉耶夫担任领导角色6个月后，意识到会上的多数时间都是自己在滔滔不绝地讲。作为会议主席，你要关注每个与会者，让所有人融入其中。

你可能要调解与会者之间的冲突，并维持会议的运行。作为会议主持人，你需要使用一些引导技能来展开议程，鼓励与会者分享他们的想法和顾虑。如果你想成为会议贡献者，可以考虑让别人担任主持人。

掌控时间

没有什么比延后和延长会议更能破坏其效率。此处的小贴士很简单：养成按时开始会议和结束会议的习惯。你必须树立榜样。如果你发现个别与会者迟到或早退，做一些沟通或有裨益。

指挥和管控有些与会者同时进行多重任务

对于很多新上任者来说，应对有多重任务的与会者是一个很重要的挑战。一个发邮件、发短信或是做其他工作的与会者是无法专注手头任务的。

如果你想让他们全神贯注，就一定要在会议前设定好期望值。让与会者远离笔记本电脑、平板电脑和智能手机，除非这些设备对工作有绝对必要，像用来做笔记或者给讨论提供外部信息等。

下一步骤

一场成功的会议在于会议后的落实行动。几乎每个会议都应该在结束时制定清晰的下一步骤，谁是负责人、何时实施与完成。因为经常会被省略，所以请确保腾出时间做到这一点。我们采访的一位领导者还会花几分钟对会议的效果征求反馈。会议有效率吗?每个人都参与了吗?结果清晰吗?这主意妙极了！

预期及避免问题

防病重于治病。假如您能预期前进道路上的阻碍，你就可以计划在会议中如何对问题绕道而行。这里有几个在召开会议前可以自问的问题提供你参考：

• 与会者之间是否有一些持续的矛盾及冲突？

• 是否有哪位拥有强大主张的与会者可能会主导讨论？

• 你计划要讨论的题目是否会让与会者惊诧或引起负面反应？